Time Management Part 1

961

“Track your time”

Original From : Mission to the moon podcast EP 253
Summarized by Husky x Meawbin Team

การบริหารจัดการเวลา(Time management) ถือว่าเป็นทักษะสำคัญอย่างหนึ่งที่ต้องมีการฝึกฝนพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แต่ก่อนที่จะไปพูดถึงการบริหารจัดการเวลา
คำถามคือ ทำไมเราจะต้องบริหารจัดการเวลา (Why?)

เราอาจจะต้องเริ่มจากเป้าหมายในชีวิตเราก่อน ซึ่งได้แบ่งเป็น 4 ส่วน

  1. Dream Goal เป้าหมายในแบบที่เราฝันไว้
  2. Yearly Goal เป้าหมายรายปีที่เราอยากได้
  3. Quarter or monthly Goal เป้าหมายรายไตรมาสหรือรายเดือน
  4. Most important task(MIT) of the week or day

ย่อมาจนถึงงานที่สำคัญที่เราอยากได้ในแต่ละวันหรือสัปดาห์ การที่เราจะได้เป้าหมายตามที่เราฝันไว้ เราต้องแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆเล็กๆ ซึ่งเป้าหมายรายวันจะรวมเป็นเป้ารายสัปดาห์ รวมเป็นรายเดือน รายปี จนสุดท้ายไปถึงเป้าหมายที่ต้องต้องการจริงๆคือ Dream Goal

การที่เรารู้ว่าเราต้องทำอะไรในรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายปี มันยังไม่พอ เราต้องหาเวลาเพื่อทำตามเป้าหมายเราด้วย

เพื่อให้เรามั่นใจได้ว่าเมื่อผ่านไปในระยะเวลาที่เรากำหนด เราจะได้ในสิ่งที่เป็นMITของเรา

Perception ≠ Reality การรับรู้ของเราไม่เท่ากับความเป็นจริง

บางครั้งเราคิดว่าเราทำเรื่องนี้เยอะ แต่ในความเป็นจริงแล้วอาจจะไม่เยอะก็ได้ จึงต้องมีการบันทึกเวลาของกิจกรรมที่เราได้ทำไป (Time tracking)เพื่อดูว่าเราทำได้ครบตามที่วางแผนไว้รึเปล่า และหัวใจสำคัญในการทำTime managementให้สำเร็จคือ วินัย

ถ้าเราไม่มีวินัย เราไม่ทำตามแผน เราทำMITของรายวันไม่เสร็จ รายสัปดาห์จะไม่เสร็จ
ทำให้เป้าหมายรายเดือน รายปีมันตกไปเรื่อยๆ สุดท้ายเราจะไปไม่ถึงDream Goalของเรา

ซึ่งการบันทึกกิจกรรมที่เราได้ทำไปหรือการทำTime tracking เราจะต้องเข้าใจประเภทของงานแบบในต่างๆก่อน โดยประเภทของงาน(Group of work)ออกเป็น 6 อย่าง

Group of Work

1. Core Responsibility หน้าที่รับผิดชอบหลักที่เราทำอยู่

เช่น นักดนตรีคือการเล่นดนตรี นักบัญชีคือการทำบัญชีให้ถูกต้อง เป็นต้น

2. Managing people การบริหารจัดการคนทั้งหัวหน้า เพื่อนร่วมงานและลูกน้อง

3.Personal growth การพัฒนาตัวเอง ซึ่งจะเกี่ยวหรือไม่เกี่ยวกับงานหลักก็ได้

4.Crisis เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน ด่วนสุดเอาเดี๋ยวนี้

มันทำให้ตารางงานเรามันรวนได้ ต้องมีการเว้นเวลาที่ว่างไว้บ้าง เพราะต้องไปทำงานด่วนก่อน แล้วย้ายงานที่เราต้องทำไปไว้ช่วงอื่น

5. Freetime เวลาที่เอาไว้พักผ่อน เล่นเกม หรือดูเฟสบุ๊ค ดูหนัง กินข้าว

ซึ่งจะต้องมีการกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมด้วย

6. Admin task งานกรอกเอกสาร หรือตอบอีเมล์

Time tracking

คือการบันทึกกิจกรรมต่างๆในแต่ละวัน เพื่อนำมาวิเคราะห์ สัดส่วนของเวลาที่เราได้ใช้ในการทำงานของเรา โดยเริ่มจาก

1.งานแต่ละงานที่เราทำ ใช้เวลาไปนานแค่ไหน
แล้วมาบันทึกไว้ในTime track sheet (ทำไว้ใน Exce lหรือ Google sheet ก็ได้)

2.จากนั้นมาแบ่งหมวดหมู่ จะได้รู้ว่าเราใช้เวลาไปในงานส่วนไหนบ้าง

3.กำหนดด้วยว่าเราจะTrackการทำงานของเรากี่ชั่วโมต่อวัน กี่วันต่อสัปดาห์
เช่น 5.00น. – 20.00น. 6 วันต่อสัปดาห์ หรือบางคนกำหนดตั้งแต่ตื่นนอนจนถึงเข้านอน ทุกวันต่อสัปดาห์ก็ได้

4.จากนั้นนำข้อมูลนี้ไปวิเคราะห์ และdevelop plan เพื่อพัฒนาการจัดการเวลาอีกที

คำถามพิเศษ?

เวลาเดินทางเป็นเวลาอะไร อยู่ที่ว่าระหว่างนั้นเราทำอะไร ??

ถ้าฟัง audio book ก็นับเป็นPersonal Growth ถ้าฟังเพลง เล่นเกมก็นับเป็น free time แต่จริงๆไม่ต้องเครียดขนาดต้องฟังAudio book ตลอดก็ได้ เราไม่สามารถทำงานได้ตลอดเวลา ต้องมีช่วงเวลาที่พักบ้าง

End of Time Management Part1
Thank you
Husky X Meawbin