Time Management Part 2 “Develop a plan”

760

“Develop a plan”

Original from : Mission to the moon podcast EP 254
Summarized by Husky x Meawbin Team

เวลาจะบริหารเวลาต้องเข้าใจก่อนว่า เราจะบริหารเวลาไปเพื่ออะไร ต้องมีการมองภาพรวมถึงงานแต่ละด้านที่เราต้องการพัฒนามากขึ้น เลือกมาซักด้านที่เราเน้นเป็นพิเศษ

ส่วนใหญ่จะเป็น3อย่างนี้ คือ

  • Core responsibility
  • Managing people
  • Personal Growth

จากนั้นเราจะมาแบ่งสัดส่วนว่าเราจะเน้นเรื่องไหนมากที่สุด แบ่งแต่ละด้านเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ในบางครั้งสิ่งที่สำคัญที่เราอยากทำมากที่สุด ก็อาจไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากที่สุดก็ได้

ต่อมาคือช่วงเวลาPrime time คือช่วงเราที่ทำงานได้ดีที่สุด ส่วนใหญ่คือช่วง 5 ชม.แรกหลังตื่นนอน แต่บางคนPrime timeก็เป็นช่วงค่ำ ซึ่งเราจะต้องรู้ว่าเราชอบทำงานตอนไหน เราจะทำงานที่สำคัญ คือ MIT ในช่วงเวลานี้

Prime time เอาไว้ใช้ในความที่ต้องทำงานสำคัญ งานที่ยากๆ และต้องรู้ด้วยว่าต้องไม่ทำอะไร งานที่จุกจิก อาจจะเอาไปทำช่วงเวลาอื่นที่เป็นNon Prime timeแต่งานที่สำคัญจะต้องสอดคล้องกับMIT หรือสิ่งที่เราอยากได้ด้วย

ถ้ามีสิ่งที่เราต้องทำ10 อย่าง จะมีประมาณ 2 อย่าง ที่จะส่งผลต่อPerformanceของเรามากที่สุดเราจะเอา 2 อย่างนี้มาทำในช่วงPrime time การแบ่งความลำดับสำคัญของงานที่จะเอามาทำในช่วงPrime time จะใช้ Eisenhower Matrix(priority metrix) ในการช่วยแบ่งลำดับความสำคัญ

Eisenhower Matrix(priority metrix) แบ่งเป็น 4 ส่วน ดังนี้

Q1.(ซ้ายบน) สำคัญและเร่งด่วน เช่น ป่วยกระทันหันต้องรีบไปรักษา

Q2.(ขวาบน) สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น ออกกำลังกาย พักผ่อนให้เพียงพอ เพราะไม่ออกกำลังกายวันนี้ก็ไม่มีผลอะไร แต่มันสำคัญ

Q3.(ซ้ายล่าง) ไม่สำคัญและเร่งด่วนเช่น วันนี้หนังจะออกโรงแล้วแต่ยังไม่ได้ดูเลย ต้องไปดูซะหน่อยแล้ว

Q4.(ขวาล่าง) ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น นอนเล่นเฟซบุ๊ค เล่นเกม

ซึ่งงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ถ้าเราวางแผนจัดการได้ไม่ดี สุดท้ายมันจะกลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนในที่สุด เช่น ไม่ดูแลสุขภาพ วันนึงเราก็อาจจะป่วยหนัก ถ้าอยากมีชีวิตที่ดี ประสบความสำเร็จและไม่เครียด ควรใช้เวลาในการทำงานที่สำคัญและไม่เร่งด่วนให้มากที่สุดเพราะ

1.งานสำคัญและไม่เร่งด่วนให้สิทธิ์เรา มีทางเลือกที่จะจัดการมันได้ ก่อนที่มันจะกลายเป็นงานสำคัญและเร่งด่วน

2.งานสำคัญและไม่เร่งด่วน ทำให้ผลงานเราดีที่สุดในเวลาที่เท่ากัน เพราะเรามีเวลาทำโดยไม่เร่งเหมือนไฟล้นก้นช่วงใกล้deadline

ส่วนQ3,Q4 ไม่ได้สำคัญเท่าไหร่ มันไม่ได้ช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานเราดีขึ้นมากเท่าไหร่ และQ3,Q4ส่วนใหญ่เป็นเรื่องที่ทำให้เราฟุ้งซ่านได้ง่าย เพราะฉะนั้นเอาเวลาไปทำQ1,Q2เยอะๆ กิจกรรมแบบเดียวกันของแต่ละคนจะจัดไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับว่าเราให้ความสำคัญกับอะไร

ถ้าชีวิตของเราอยู่ในQ1 คือเราจะยุ่งตลอดเวลา มีแต่งานเร่งด่วนที่สำคัญและต้องทำตลอด
จะทำให้เราเหนื่อยมาก เราไม่สามารถควมคุมอะไรได้เลย กลับบ้านเกินเวลาที่สมควรไปแล้ว

ถ้าชีวิตของเราอยู่ในQ3 เราจะรู้สึกยุ่งมาก แต่หน้าที่การงานของเราไม่ได้พัฒนาเลย

ถ้าชีวิตของเราอยู่ในQ4 ชีวิตของเราจะชิวๆ เบลอๆ งงๆ ไม่ได้ทำอะไรเลย ไม่มีอะไรเลย ตัวเราเองก็รู้สึกไม่ดีด้วย

ถ้าชีวิตของเราอยู่ในQ2 งานเราจะไปได้ดี ควบคุมชีวิตเราได้ รู้สึกมีอิสระ รู้สึกว่าสามารถควมคุมชีวิตตัวเองได้ ได้กลับบ้านในเวลาที่เหมาะสม ได้ออกกำลังกายดูแลตัวเอง มีเวลาอยู่กับครอบครัว

ซึ่งจริงๆแล้วถ้าเราอยากทำงานQ2ให้ได้ดี ไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้าก็ทำได้ เพราะถ้าเราสามารถแชร์สิ่งที่เราจะทำให้หัวหน้าดูได้ หัวหน้าจะได้รู้ว่า ถ้าให้เรางานอื่นเพิ่ม งานสำคัญที่เราจะทำ มันจะไม่เสร็จ ถ้าหัวหน้าคิดว่างานใหม่สำคัญกว่าก็ต้องเปลี่ยนงานที่จะทำ แต่หัวหน้าต้องยอมรับได้ว่าอีกงานจะทำไม่เสร็จ

End of Time Management Part 2
Thank you
Husky X Meawbin