Time Management Part 3 “Time boxing”

1475

“Time boxing”

Original from : Mission to the moon podcast EP 255
Summarized by Husky x Meawbin Team

Time box คือกล่องหรือblockของเวลาที่เรากำหนดว่าจะทำกิจกรรมต่างๆในแต่ละวัน
คล้ายๆเป็นTo do list + calendar  ซึ่งจะมีแอปพลิเคชั่นอย่างเช่น
Google calendar ที่ช่วยในการทำTime boxingได้

ทำไมต้องทำ Time boxing

1.Remove randomness ทำเพื่อลดเรื่อง Random ของเรา

2.Accountibility เป็นการสร้างเงื่อนไข ว่าเราตกลงกับตัวเองไว้ว่า เวลานี้เราจะทำเรื่องนี้

3.Effiency เพิ่มประสิทธภาพในการทำงาน การที่เราเห็นFlowทั้งหมดในสัปดาห์
เราจะสามารถบริหารenergyของเราให้เหมาะสมกับงานได้ เช่น ถ้าเรารู้ว่าเราจะต้องทำงานบางอย่างซึ่งเป็นงานที่เหนื่อยและใช้พลังงานมาก

เวลาหลังจากเสร็จงานนี้ เราอาจจะต้องพักหรือไปทำงานเบาๆที่ไม่ได้ใช้พลังงานมากแทน หรืองานบางอย่างที่หลังจากทำเสร็จแล้วต้องทำอีกต่อเนื่องกัน เพื่อให้เกิดความสอดคล้อง เราจะได้จัดtime boxของงานทั้ง 2 อย่างมาอยู่ต่อกัน

4.Time awareness  Time box จะทำให้เรารู้ว่ามีระยะเวลาจำกัดในแต่ละกิจกรรม เราจะไม่ทำงานแบบไปเรื่อยๆ

5.Healthy presssureเป็นแรงกดดันที่ดี เพราะธรรมชาติเมื่อเรารู้ว่ามีกรอบเวลา เรามักจะทำให้เสร็จทันเวลา

6.Focusทำให้เราFocusกับงาน ทำให้เราลดโอกาสที่จะเกิดการไหลของเวลาไปเรื่อยๆ
การทำTime Box สามารถทำได้ในGoogle calendar โดยจะทำวันอาทิตย์ก่อนเริ่มสัปดาห์ใหม่ หรือจะทำวันศุกร์เย็นให้เสร็จเลยก็ได้

ซึ่งเราจะมีการกำหนดStandard timeของเราเองว่า งานประเภทนี้ควรใช้เวลาประมาณกี่ชั่วโมงหรือกี่นาที อาจจะต้องเผื่อเวลาไว้ซักเล็กน้อย จะได้ไม่กดดันเกินไป

แล้วถ้าเกิดมีงานด่วนขึ้นมาทำยังไงเราจะต้องtime boxไม่ให้แน่นไป หรือถ้าจะจัดทุกbox ควรมีFree time แทรกด้วย พอมีงานด่วนเข้ามา เราก็ทำงานด่วนที่เป็นCrisis ให้เสร็จ แล้วย้ายงานที่ต้องทำในช่วงเวลานั้นไปช่วงอื่น จากนั้นExport Calendarออกมาเป็นgoogle sheet จะได้ดูว่าเราทำอะไรไปบ้าง แล้วมาดูว่าเราโอเคมั้ย เราจะปรับมันยังไงบ้างให้สอดคล้องกับเป้าหมายของเรา

ถ้าเป็นในองค์กร เราควรจะแชร์ปฏิทินของเราให้องค์กรด้วย เพราะPerception ≠ Reality บางครั้งคนในองค์อาจจะคิดว่าคุณทำเรื่องนี้น้อยเกินไป ทำเรื่องนั้นเยอะเกินไป ทำไมไม่เห็นทำงานเลย เป็นการสร้างความโปร่งใสให้องค์กร

Calendar จะช่วยลดเรื่องพวกนี้ได้ ช่วยเรื่องการสื่อสารของคนในองค์กรด้วย ช่วยในการนัดประชุมของคนในองค์กรด้วยแต่ก็ไม่ได้ต้องแชร์ทุกคน หรือแชร์ไปทุกๆเรื่อง เพราะบางทีมันมีเรื่องส่วนตัวด้วย

ประโยชน์ของการทำTime box คือ

1.ทำให้เรามองเห็นภาพรวมของงานที่เราจะทำทั้งหมด ทำให้เราทำงานถูกต้อง ถูกที่ ถูกเวลา

2.สื่อสารในองค์กรจะดีขึ้น ทุกคนรู้ว่าเรากำลังทำอะไรอยู่ ทุกคนรู้ว่าเรากำลังโฟกัสไปที่เรื่องไหนอยู่ หรือถ้าเรา Focus ผิดที่ จะได้มีคนมาบอกได้ด้วย เวลาจะขอให้ใครทำงาน เราจะได้ดูว่าเขาพอจะมีเวลาว่างช่วยดูงานให้รึเปล่า หรือถ้าเจ้านายเห็นว่างานบางอย่างสำคัญกว่า อาจจะมาขอให้ทำงานนี้ก่อน

3.เป็นการบันทึกไปในตัว ว่าเราทำอะไรมาแล้วบ้าง ช่วยในการทบทวนตัวเองได้ด้วย

4.ทำให้เรารู้สึกว่าเราควบคุมชีวิตเราได้ ทำให้เรามีความสุข

“การทำTime boxingที่ดีทำให้เรามี Freedom + happiness”

แต่ปัญหาของTime boxingคือเรื่องที่จะมารบกวนงานเรา(Interruption) ทำให้เราทำงานของเราไม่เสร็จ ซึ่งรูปแบบของ interruptionมี 4 แบบ

interruptionที่ 1 เจ้านาย

เราจะใช้time boxให้ดูว่าเราต้องทำอะไรบ้าง ถ้างานที่เจ้านายอยากให้ทำใหม่ ต้องได้เดี๋ยวนี้ งานอื่นก็จะต้องถูกเลื่อนออกไป

interruptionที่2 อีเมล์และsmart phone

พอเริ่มเช็คเราก็จะเสียเวลาไปเรื่อย แต่มันก็ต้องใช้ ซึ่งต้องมีการกำหนดระยะเวลาใช้ด้วย

interruptionที่3 การประชุม(meeting)

เป็นเรื่องที่ต้องใช้อย่างระมัดระวัง เพราะก่อนที่เราจะประชุมต้องตอบคำถาม 6 ข้อนี้ให้ได้ก่อน เพื่อลดการประชุมที่ไม่จำเป็น และทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คำถาม 5W 1H ??

Why? Who? What? When? Where? How?

  • Why คือ ทำไมต้องประชุม ถ้าแค่แจ้งให้ทราบ มันมีวิธีอื่นที่ทำแทนได้มั้ย
  • Who คือ ใครจะต้องเข้าประชุมบ้าง เราจะเชิญคนๆนี้เข้ามาทำไม เขาจำเป็นต้องเข้าด้วยรึเปล่า
  • What คือ หัวข้อเรื่องจะคุยเรื่องอะไรต้องคิดก่อน ส่งเรื่องที่จะคุยให้คนที่จะเข้าประชุมรู้ก่อนที่จะมาประชุมกัน คนที่ร่วมประชุมจะได้หาข้อมูลมาก่อนด้วย
  • Where คือ จะประชุมที่ไหน ต้องเจอหน้ากันมั้ยหรือว่าConference callได้
  • When คือ ประชุมเมื่อไหร่ กำหนดระยะเวลาประชุมให้ชัดเจน
  • How คือ การประชุมต้องมีการกำหนดกติกาให้ชัดเจน เช่น เก็บโทรศัพท์มือถือออกจากห้อง  ห้ามใช้โทรศัพท์ระหว่างประชุม

interuptionที่4 ลูกน้อง

ต้องตกลงไว้ก่อนว่าจะมาคุยกี่โมง และงานแบบไหนด่วนที่ต้องมาคุยก่อนได้เลย ซึ่งเราต้องควบคุมinteruptionให้ได้ ชีวิตจะดีขึ้น

สรุปทั้ง 3 part คือ มองไปที่เป้าหมายใหญ่ของเรา

แบ่งย่อยเป้าหมายออกมาเป็นเป้าหมายเล็กๆจากนั้นทำ Time tracking
เพื่อดูว่าเราใช้เวลาไปทำกิจกรรมหรืองานแบบไหนบ้าง กลับมาทบวนและปรับปรุงdevelop planการทำงานของเรา โดยใช้ time boxing ช่วยในการจัดตารางงาน

Time managementเป็นskillและต้องฝึกไปเรื่อยๆ ซึ่งจะทำให้เรื่องงานและเรื่องส่วนตัวของเราดีขึ้นได้

End of Time Management Part 3
Thank you
Husky X Meawbin